Bảng so sánh chi phí thuê mua máy photocopy
Bảng so sánh chi phí thuê mua máy photocopy :Tổng chi phí dành cho việc in ấn văn kiện, giấy tờ của các doanh nghiệp hàng năm rất lớn. Do đó, mỗi văn phòng dù lớn hoặc nhỏ đều cần ít nhất một chiếc máy in, máy photo để phục vụ công việc. Vậy, nên mua hay thêu máy photocopy văn phòng? Giải pháp nào là tối ưu nhất?
Nên mua máy photocpoy khi nào?
Có nên thuê máy photocopy cho doanh nghiệp?
Dưới đây là bảng so sánh chi phí phải bỏ ra khi thuê và mua máy photoopy
Bạn có thể mua một máy in đa chức năng giá rẻ với giá khoảng 4.000.000 (vnđ) – 7.000.000 (vnđ) , nhưng một máy như vậy chỉ thực sự phù hợp cho văn phòng nhỏ tại nhà hoặc cá nhân.sử dụng ít chỉ vài gram giấy dưới 1000 bản in trong một tháng thì thật sự chi phí mua máy in đa chức năng là hợp lý bạn không phải nghỉ đến việc phải đi thuê một máy photocopy điều đó là quá LÃNG PHÍ.
Nhưng đối với doanh nghiệp công ty lớn phải xử lý công việc in ấn tốc độ cao nhanh, và công suất 5000 bản in đến vài chục ngàn bản in trong tháng và Máy photocopy mạnh hơn có thể xử lý khối lượng lớn (hơn 40.000 trang mỗi tháng) thì viễn cảnh giửa đi mua một máy photocopy và đi thuê là một bài toán và mình cần đi tìm giải pháp tốt
| Stt | Chi tiết chi phí
bình quân 1 tháng |
5.000 bản | 10.000 bản | 20.000 bản | |||
| 1 | Giá thành | Mua | Thuê | Mua | Thuê | Mua | Thuê |
| Đầu tư máy | 60tr | 0 | 80tr | 0 | 100tr | 0 | |
| 2 | Chi phí khấu hao/tháng(vnd) | 1tr | 0 | 1tr300 | 0 | 1tr600 | 0 |
| 3 | Chi phí mực/tháng(vnd) | 250.000 | 0 | 550.000 | 0 | 1tr150 | 0 |
| 4 | Chi phí tiêu hao vật tư khác(vnd) | 800.000 | 0 | 1.370.00 | 0 | 2tr750 | 0 |
| – Trống, gạt, từ | 0 | 0 | 0 | ||||
| – Lô ép, lô sấy | 0 | 0 | 0 | ||||
| – Bánh xe kéo giấy | 0 | 0 | 0 | ||||
| – Đèn chụp, đèn sấy | 0 | 0 | 0 | ||||
| 5 | Bảo trì(vnd) | 300.000 | 0 | 300.000 | 0 | 300.000 | 0 |
| 6 | Thời gian sử dụng | 5 năm | 2 năm | 5 năm | 2 năm | 5 năm | 2 năm |
| Tổng chi phí / 1 tháng (vnd) | 2.350.000 | 1.100.000 | 3.520.000 | 1.400.000 | 5.800.000 | 2.200.000 | |
| Chi phí / 01 bản chụp(vnd) | 470 | 110 | 352 | 140 | 290 | 110 | |
Một ví dụ khác
Để so sánh chi phí giữa thuê và mua máy photocopy, giả định doanh nghiệp in ấn khoảng 5.000 trang/tháng với dòng máy văn phòng tầm trung (giá mua mới khoảng 30.000.000 VND).
Bảng so sánh chi phí dưới đây được tính toán dựa trên vòng đời sử dụng 3 năm (36 tháng):
Bảng so sánh tổng chi phí (Dự kiến trong 3 năm)
| Hạng mục chi phí | Thuê máy photocopy | Mua máy photocopy mới |
| Vốn đầu tư ban đầu | 0 VND (Chỉ cọc 2-3 tháng nếu có) | 30.000.000 VND |
| Phí duy trì hàng tháng | ~1.000.000 VND / tháng | 0 VND |
| Chi phí mực in (3 năm) | 0 VND (Bên cho thuê lo) | ~9.000.000 VND (15 hộp mực) |
| Bảo dưỡng & Thay linh kiện | 0 VND (Bên cho thuê lo) | ~6.000.000 VND (Trống, cụm sấy…) |
| Giá trị thanh lý sau 3 năm | 0 VND (Trả lại máy) | Thu hồi khoảng ~5.000.000 VND |
| TỔNG CHI PHÍ 3 NĂM | ~36.000.000 VND | ~40.000.000 VND |
Phân tích chi tiết từng phương án
- Lựa chọn phương án mua máy mới
- Ưu điểm tài sản: Máy thuộc quyền sở hữu hoàn toàn của doanh nghiệp bạn.
- Tự do sử dụng: Không bị giới hạn số lượng định mức bản in mỗi tháng.
- Phù hợp dài hạn: Tiết kiệm hơn nếu bạn có ý định dùng máy trên 5 năm.
- Rủi ro hao mòn: Giá trị máy giảm mạnh theo thời gian và tốn chi phí sửa chữa lớn khi hết hạn bảo hành.
- Lựa chọn phương án thuê máy
- Tối ưu dòng tiền: Không phải chi ra số tiền lớn ngay từ đầu.
- Hạch toán chi phí: Phí thuê được xuất hóa đơn VAT và tính thẳng vào chi phí doanh nghiệp hàng tháng.
- Đổi máy linh hoạt: Dễ dàng nâng cấp lên máy đời cao hơn nếu nhu cầu in ấn tăng lên.
- Giới hạn định mức: Nếu in quá số trang cam kết, bạn phải trả thêm phí phụ trội (khoảng 100 – 200 VND/trang).
Tại sao bạn nên thuê một máy photocopy & lợi ích của dịch vụ
-
- Có nhiều lý do tại sao thuê một Máy photocopy là một lựa chọn tốt hơn so với việc mua một máy photocopy. Bạn không chỉ tránh phải trả toàn bộ chi phí cho một chiếc máy mới, mà việc thuê cho những khoảng thời gian in ấn bận rộn, hoặc một số sự kiện nhất định.
- Hợp đồng cho thuê linh hoạt có thể dao động từ vài ngày đến vài ba năm, vì vậy bạn sẽ có thể giữ máy miễn là bạn cần.
- Tránh chi phí trả trước cho việc mua máy quá lớn – đi thuê, công ty, doanh nghiệp của bạn sẽ sử dụng máy photocopy đầy đủ mọi chức năng mà không phải bỏ ra chi phí quá cao. Khi thuê máy photocopy tại mai hoàng, doanh nghiệp có thể sử dụng công nghệ copier mới nhất mà không phải bỏ ra chi phí quá lớn để sở hữu nó. Đặc biệt đối với các công ty startup, các doanh nghiệp mới vừa và nhỏ, việc thuê có thể là lựa chọn duy nhất, với vốn giới hạn, các công ty khởi nghiệp có thể cần phải đầu tư vào mục đích khác để tồn tại và phát triển
- Tránh tìm kiếm các dịch vụ sửa chữa – Thanh Bình cung cấp dịch vụ kỹ thuật hỗ trợ tận nơi để xử lý tất cả các sự cố hư hỏng trong quá trình sử dụng cho doanh nghiệp của bạn.
- Năng suất cao hơn – trong quá trình sử dụng, quý khách không phải lo lắng khi máy bị hỏng hóc hay bị hết mực. vì nhà cung cấp dịch vụ cho thuê máy photocopy của Thanh Bình sẽ lo những khoản này nếu bạn thuê.
- Các buổi tổ chức Sự kiện – các cuộc họp kinh doanh lớn, hội nghị, đầu tư, tiếp xúc giới thiệu sản phẩm, sự kiện, thể thao, ra mắt, hội thảo
- Các công việc in ấn nhiều quan trọng liên tục vào thời điểm nhất định – báo cáo thường niên, dự án lớn đấu thầu lớn, hồ sơ hợp đồng thầu lớn, báo cáo thuế, báo cáo tài chính, kiểm toán, công việc pháp lý
- Nhu cầu in ấn ngắn hạn – hợp đồng làm việc, kỳ thi vào trường, công trình xây dựng, dự án ngắn hạn, văn phòng hoặc chi nhánh công ty, công ty khởi nghiệp starup
