5 mẹo tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm mỗi năm cho công ty

Nội dung chính

Toggle

Vì sao doanh nghiệp nên kiểm soát chi phí văn phòng phẩm?

Văn phòng phẩm phục vụ trực tiếp cho hoạt động hàng ngày của công ty nên gần như không thể cắt giảm hoàn toàn. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể tối ưu bằng cách kiểm soát lượng mua, tần suất sử dụng và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.

Theo kinh nghiệm quản lý văn phòng phẩm, việc theo dõi nhập – xuất – tồn giúp hạn chế tình trạng mua quá nhiều hoặc để hàng tồn kho không cần thiết. Đặc biệt, giấy A4, A3 và các sản phẩm tiêu hao thường chiếm một phần đáng kể trong ngân sách văn phòng.

Dưới đây là 5 cách giúp doanh nghiệp kiểm soát khoản chi này hiệu quả hơn.

Tiết kiệm chi phí mua văn phòng phẩm có lợi ích gì?

Những mẹo đơn giản giúp tiết kiệm chi phí khi mua văn phòng phẩm

Đồ dùng văn phòng phẩm là một phần thiết bị phục vụ cho công việc và không thể thiếu trong các công ty, trường học, doanh nghiệp… Thông thường chi phí cho mỗi loại thường không quá lớn nhưng khi mua với số lượng lớn chúng lại là một khoản chi phí không hề nhỏ. Thanh Bình xin gợi ý các bạn 5 mẹo nhỏ dưới đây , nếu áp dụng những bí quyết này, chắc hẳn bạn sẽ tiết kiệm được phần nào chi phí vào loại thiết bị văn phòng này:

1. Mua với số lượng lớn

Khi mua bất kỳ loại sản phẩm nào trong đó có văn phòng phẩm, bạn mua với số lượng lớn cũng đều nhận được mức giá thỏa đáng và thêm vào đó là những ưu đãi đặc biệt từ cửa hàng. Nếu có thể bạn hãy đặt mua với số lượng lớn và theo định kỳ.

2. Tận dụng mua vào các đợt giảm giá,khuyến mại

Để tiết kiệm thêm chi phí, bạn nên tận dụng để mua hàng vào các đợt giảm giá hoặc có chương trình khuyến mại của nhà cung cấp văn phòng phẩm.. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể mua sắm thêm những đồ dùng văn phòng phẩm ở trên mạng để tiết kiệm thêm chi phí. Khi mua hàng online, bạn có thể sẽ dễ dàng so sánh được mức giá và biết được công ty nào đang có chương trình giảm giá và nhanh tay đặt mua hàng ngay thôi.

3. Mua hàng từ nhà cung cấp quen thuộc

Khách hàng quen thuộc luôn nhận được những sự ưu đãi hơn từ nhà cung cấp văn phòng phẩm. Nếu như bạn là khách hàng lâu năm của một đơn vị cung cấp thì bạn chắc chắn sẽ nhận được một mức giá chiết khấu đáng kể từ nhà cung cấp. Bên cạnh đó, bạn có thể dễ dàng phản hồi ý kiến của sản phẩm và sẽ được nhà cung cấp tiếp nhận . Và khi lựa chọn mua hàng từ đối tác lâu năm bạn cũng cảm thấy an tâm hơn về chất lượng sản phẩm.

4. Bổ sung văn phòng phẩm trước khi hết

Bạn không nên đợi cho đến khi mọi vật dụng văn phòng phẩm đã hết hẳn thì mới đặt mua vì sẽ làm công việc bị gián đoạn và rất dễ bị hét giá khi mua hàng quá gấp. Hãy mua theo định kỳ mỗi tháng một lần hoặc 3 tháng hay 6 tháng còn tùy thuộc vào nhu cầu sửa dụng của công ty bạn để nhận được giá mua tốt.

5. Sử dụng tiết kiệm các loại văn phẩm

Có thể nói, đây là tiêu chí không thể thiếu nếu muốn tiết kiệm chi phí sử dụng văn phòng phẩm. Trước tiên, bạn cần tiết kiệm những thứ mà mọi người thường hay dùng lãng phí và nghĩ rằng chi phí của nó không đáng kể. Ví dụ như giấy in hay mực in, chúng thường bị dùng một cách lãng phí chính vì vậy tiết kiệm chúng đồng thời bạn đã tiết kiệm một khoản dùng trong việc mua văn phòng phẩm.

Thanh Bình hi vọng với các mẹo trên sẽ giúp được các bạn có phương pháp chọn đồ dùng phù hợp nhất cho Công ty nhé !

Mẹo nhỏ: Khuyến khích nhân viên sử dụng văn phòng phẩm tiết kiệm

Bên cạnh việc kiểm soát khâu mua hàng, doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến quá trình sử dụng.

Một số thói quen đơn giản có thể áp dụng:

• Hạn chế in những tài liệu không cần thiết.
• Ưu tiên gửi tài liệu điện tử khi phù hợp.
• Tận dụng giấy đã in một mặt cho tài liệu nội bộ.
• Tắt máy in khi không sử dụng trong thời gian dài.
• Bảo quản bút, kéo, dập ghim và các dụng cụ dùng chung đúng nơi quy định.
• Không lấy quá nhiều văn phòng phẩm cùng lúc.

Đây là những thay đổi nhỏ nhưng nếu được thực hiện đồng bộ trong cả công ty có thể tạo ra khoản tiết kiệm đáng kể về lâu dài.