Quản lý văn phòng phẩm hiệu quả như thế nào?

Quản lý văn phòng phẩm hiệu quả như thế nào? Quản lý văn phòng phẩm là công việc tưởng chừng như không cần thiết. Tuy nhiên đối với những công ty với nhiều nhân sự thì đây là một phần công việc rất quan trọng của bộ phận hành chính nhân sự của mỗi công ty. Bằng cách quản lý khoa học các loại dụng cụ văn phòng phẩm phân phối cho nhân viên mà công ty có thể tiết kiệm được rất nhiều ngân sách văn phòng phẩm.

Tại sao nên quản lý văn phòng phẩm

 

Dù là công ty lớn hay nhỏ thì việc quản lý văn phòng phẩm một cách khoa học sẽ giúp quá trình làm việc đạt được hiệu quả cao hơn và giảm nhiều chi phí phát sinh về dụng cụ văn phòng phẩm không cần thiết và để số tiền đó vào mục đích phát triển doanh nghiệp.

 

Với kế hoạch quản lý văn phòng phẩm thì công ty sẽ hoạt động trở nên hiệu quả và trơn tru hơn để bổ sung văn phòng phẩm kịp thời để hoàn thành công việc nhanh nhất.

Kiểm soát được số lượng văn phòng phẩm mua vào với số lượng lớn sẽ giảm chi phí và biết được hàng tháng công ty của mình có khả năng bao nhiêu loại vật dụng văn phòng phẩm và có thể tái sử dụng các văn phòng phẩm cần thiết.

Một số cách quản lý văn phòng phẩm hiệu quả bạn cần biết

 

Dựa vào nhu cầu của từng phòng, bộ phận

 

Trước khi mua đồ dùng văn phòng phẩm cho công ty thì bạn cần phải lập danh sách các loại vật dụng mà mỗi phòng, bộ phận cần sử dụng. Cách làm này giúp bạn có thể kiểm soát số lượng văn phòng phẩm cần thiết để mua từ nhà cung cấp tránh được việc gây lãng phí và những vật dụng không cần thiết.

 

Ngoài ra bạn cũng có thể tính được chi phí mua sắm, biết được vật dụng nào sử dụng nhiều từ đó mua số lượng lớn để tích trữ và giảm giá thành khi mua nhiều từ nhà cung cấp.

Quản lý văn phòng phẩm hợp lý

 

Văn phòng phẩm cần được phải quản lý hiệu quả và đặt ở một kho, tủ cất nhất định trong văn phòng, việc đó sẽ giúp phân bổ hợp lý và giám sát dễ dàng. 

 

Bạn nên thường xuyên kiểm tra trong kho để biết các nhân viên trong công ty sử dụng lãng phí hay không cũng như phát hiện phòng ban nào sắp hết để cấp phát, thu mua kịp thời, phục vụ công việc của các nhân viên.

 

Đưa ra định mức sử dụng văn phòng phẩm

 

Mỗi bộ phận, phòng ban cần phải có định mức sử dụng văn phòng phẩm phù hợp để có thể phân phối hợp lý và sử dụng tiết kiệm, hiệu quả. Hàng tháng hoặc hàng quý cần phải kiểm tra định kỳ rà soát mức sử dụng theo từng công việc để đáp ứng được nhu cầu sử dụng hợp lý.

 

Trong khi đó giám sát kho lưu trữ dụng cụ văn phòng phẩm lên danh sách đặt mua cho công ty kịp thời. Bên cạnh đó giám sát hoạt động các dụng cụ văn phòng phẩm tránh bị thất lạc.

Tái sử dụng văn phòng phẩm

 

Rất nhiều đồ dùng văn phòng phẩm có thể tái sử dụng được để tiết kiệm được nhiều chi phí góp phần bảo vệ môi trường hơn. 

 

Đối với các loại giấy in ấn đã sử dụng bạn có thể dùng mặt còn lại để in các văn bản lưu hành nội bộ, làm giấy nháp, giấy ghi chú,…

 

Các thùng giấy trống có thể đặt làm các hộp tài liệu, đồ lưu trữ cá nhân cho nhân viên.

 

Các loại bút viết hết mực có thể mua mực để bơm vào thêm và không nhất thiết phải mua những cây bút mới.

 

Bên cạnh đó các nhân viên có thể sử dụng chung với nhau các loại dụng cụ văn phòng phẩm như kéo, kim bấm, kẹp bướm, giỏ đựng hồ sơ,…

 

Tìm mua dụng cụ văn phòng phẩm ở đâu

 

Quản lý văn phòng có thể tiết kiệm được nhiều chi phí nhất có thể, bên cạnh đó bạn cũng nên tìm được nhà cung cấp văn phòng phẩm uy tín, chất lượng và giá thành rẻ để làm nhà cung cấp chính với giá sỉ mang lại tiết kiệm được tối đa nhiều chi phí nhất có thể.

 

Thanh Bình là nhà cung cấp văn phòng phẩm uy tín nhất hiện nay với giá thành cạnh tranh và mang lại nhiều ưu đãi nhất đến khách hàng. Nếu bạn chưa tìm được nhà cung cấp văn phòng phẩm thì hãy đến với Thanh Bình để được hỗ trợ và tư vấn.

 

TRỤ SỞ: Số 18, ngõ 2, phố Xa La, Phường Phúc La, Quận Hà Đông, Hà Nội

Điện thoại: 024.3552 8580 – 024.3274.7080 – 0981.931.185. – 098.232.4556

Website: www.banvanphongpham.net & www.banvanphongpham.net

Email: vppthanhbinh8580@gmail.com